Buchhaltungsfragen

Wenn Sie die Buchhaltung zum Verbuchen zu uns bringen, sparen Sie durch eine geeignete Vorsortierung bzw. / Bearbeitung Beraterzeit und damit auch Geld. Wenn es Ihnen zu lästig ist, können Sie selbstverständlich Ihre Belege durcheinander, lose und unsortiert im sprichwörtlichen „Schuhkarton“ bringen. Wir werden die Belege sortieren und aufbereiten. Die Zeit, die dafür benötigt wird, müssen wir aber, genau wie die Buchhaltungszeit, in Rechnung stellen.

Viele der nachfolgenden Punkte sind immer sinnvoll, auch wenn Sie selbst buchen. Sie ersparen sich damit Rückfragen bei der Jahresabschlusserstellung und / oder Betriebsprüfung und können Vorgänge auch schneller nachvollziehen.

Wenn Sie Geld sparen möchten, können Sie also mit der Beachtung folgender Punkte dazu beitragen. Manches mag Ihnen vielleicht etwas merkwürdig erscheinen, hat sich jedoch im Rahmen der Arbeitsmethodik als zeitsparend erwiesen.

Bankbelege

  1. Legen Sie die Kontoauszüge Ihres betrieblichen Bankkontos chronologisch in einen Ordner ab. Der älteste Auszug nach unten, der neueste Auszug nach oben. Also das, was neu kommt, einfach immer obenauf. Hat ein Kontoauszug mehrere Seiten, legen Sie bitte die erste Seite des Auszugs wieder nach unten und die folgenden obenauf, so dass ganz oben, die letzte Seite des Kontoauszugs zu sehen ist.
  2. Legen Sie bitte die bezahlten Ein- und Ausgangsrechnungen hinter die Seite des Kontoauszugs, auf der die entsprechende Buchung enthalten ist. Für monatlich gleichbleibende Zahlungen wie Versicherungen und Mieten müssen Sie die Rechnung nur einmal beifügen (nur bei Einnahme- Überschuss- Rechnungen).
  3. Wenn Forderungen und Verbindlichkeiten verbucht werden (bei Bilanzierern), legen Sie bitte die Eingangsrechnungen und die Ausgangsrechnungen getrennt voneinander und getrennt von den Bankbelegen ab.
  4. Bitte versuchen Sie, die betrieblichen Buchungen bei denen die Rechnung fehlt oder nicht korrekt ist, so gering als möglich zu halten, da die Verbuchung, Überwachung und Korrekturbuchung wieder erhöhter Aufwand ist.
  5. Wenn auf dem Kontoauszug eine private Ausgangsbuchung enthalten ist, vermerken Sie bitte das „privat“ vor Abgabe der Buchhaltung auf dem Kontoauszug.
  6. Wenn auf dem Kontoauszug eine private Eingangsbuchung vorhanden ist, vermerken Sie bitte darauf „privat“ und, was es war. Bei nicht gekennzeichneten Bankeingängen, vermutet die Finanzverwaltung ansonsten u.U. Umsätze ohne Rechnung.

Kassenbelege (Barbelege)

  1. Legen Sie die Belege chronologisch in einen Ordner. Den ältesten Beleg wieder nach unten, die neueren Belege zeitlich chronologisch darauf.
  2. Soweit Sie bilanzieren und ein ordnungsgemäßes Kassenbuch führen müssen, tragen Sie die Belege mit Datum und Zweckbeschreibung in ein handelsübliches Kassenbuch ein (im Schreibwarenhandel erhältlich).
  3. Nummerieren Sie die Belege chronologisch und übertragen die Nummer auf das Kassendeckblatt.
  4. Für jede Zahlung muss ein Beleg vorhanden sein. Wenn Sie Geld bar aus der Kasse entnehmen für private Zwecke, legen Sie bitte einen Eigenbeleg dazu mit dem Text „Privatentnahme“. Wenn Sie Geld in die Kasse einlegen, haben Sie meist einen Bankabhebungsbeleg oder Sie schreiben einen Eigenbeleg mit Text „Privateinlage“. Auch diese Eigenbelege erhalten eine chronologische Nummer.
  5. Achten Sie darauf, dass die Kasse nie negativ wird. Wenn die Kasse „leer“ ist, kann nichts ausgegeben werden. Bei elektronischen Kassen oder Kassen, die tatsächlich, z.B. in Form einer Metallkassette, geführt werden, ist das sowieso nicht möglich. Bei „Hosentaschenkassen“ kann es durch Unachtsamkeit rechnerisch passieren. Tatsächlich wurde aber vor dem „Negativwerden“ eine Privateinlage vorgenommen. Sie haben das notwendige Geld für die Bezahlung einer Rechnung vorher sozusagen aus der privaten Hosentasche entnommen und in die betriebliche Hosentasche eingelegt. Sonst hätten Sie auch hier die Rechnung nicht bezahlen können. Vergessen Sie also auf dem Kassenblatt nicht, die Privateinlagen einzutragen.

Allgemeine Regeln für Bank und Kassenbelege

  1. Prüfen Sie bitte selbst vor Zahlung Ihrer Rechnungen, ob die notwendigen Rechnungsmerkmale enthalten sind (siehe unten unter Bestandteile einer Rechnung) und fordern korrigierte Rechnungen an.
  2. Achten Sie unbedingt darauf, dass auf Belegen über € 150 die Anschrift Ihrer Firma eingetragen ist. Sie dürfen das übrigens nicht einfach selbst tun. Jede Rechnung ist eine Urkunde. Sollte versehentlich etwas falsches eingetragen werden, handelt es sich neben dem Problem der Steuerhinterziehung auch um Urkundenfälschung. Urkundenfälschung wird schon bei kleinen Belegen hart geahndet.
  3. Achten Sie darauf, dass Sie sich bei Belegen über Fachliteratur schon in der Buchhandlung die gekauften Titel vom Personal auf der Rechnung eintragen lassen, soweit sie nicht schon elektronisch aufgedruckt werden.
  4. Bitte füllen Sie Ihre Bewirtungsrechnungen mit den bewirteten Personen (allen!) und dem Anlass der Bewirtung aus. Bezeichnungen wie „Geschäftsessen“ oder „Arbeitsessen“ genügen nicht. Es muss schon konkreter sein.
  5. Wenn Sie Wirtschaftsgüter einkaufen und Handel betreiben, vermerken Sie bitte immer auf dem Beleg, ob die Ware zum Verkauf bestimmt ist oder für die Eigennutzung. Handelt es sich um Ware, die auch im Privatbereich vorkommen könnte, sollten Sie die betriebliche Verwendung z.B. durch eine Hinweis wie „Kühlschrank für Büro“ klarstellen. Ansonsten müssen wir zurückfragen und die Verbuchung zurückstellen.
  6. Wenn Sie Wirtschaftsgüter zur Eigennutzung einkaufen und aus dem Beleg nicht eindeutig hervorgeht, was es ist, machen Sie bitte eine Zusatzangabe. Nur wenn wir wissen, was es ist, kann die korrekte Abschreibungsdauer und das korrekte Verbuchungskonto ermittelt werden. So lassen z.B. die Namen aus den Kassenstreifen eines bekannten Möbelhauses nicht darauf schließen, was es ist. Dazu ist der Katalog notwendig. Eine Suche hier ist möglich, dauert aber viel zu lange. Beim Einkauf von elektronischen Geräten kann aus der Typenbezeichnung oft nicht abgelesen werden was es ist (Kamera, PC, Handheld, Videorecorder, usw).
  7. Lochen Sie die Belege mit einem Locher und drücken Sie sie nicht einfach durch.
  8. Wenn Belege zu klein sind, dass sie sich normal lochen lassen (mit zwei Löcher), heften Sie sie bitte auf ein größeres Blatt auf. Klebstoff ist dabei zu vermeiden. Die Erfahrung zeigt, dass manche Klebstoffe mit dem Papier von Kassenrollen reagieren und dieses innerhalb ein paar Wochen schwarz färben, so dass der Beleg nicht mehr lesbar, und damit nicht mehr ansetzbar ist. Sie können gerne mehrere Kleinbelege auf eine Seite heften, wenn es dem zeitlichen Ablauf entspricht.
  9. Bitte heften Sie keine Belege auf die Rückseite eines Blattes.

Offene Rechnungen

Soweit kreditorisch und debitorisch gebucht wird, legen Sie bitte alle Rechnungen, auch die am Monatsende vorhandenen, aber noch nicht bezahlten Rechnungen, getrennt nach Eingangs- und Ausgangsrechnungen in zwei Stapel zur Monats-/Quartalsbuchhaltung bei.

Anlagenbuchhaltung

Legen Sie von allen Anschaffungen mit einem Anschaffungspreis von über € 150 (netto) zeitlich chronologisch eine Kopie in einem Ordner ab.